Documentation PLACES

1. Introduction

Ce document décrit la plateforme PLACES (Plateforme d'Agrément et de Création d'Établissements Scolaires), déployée par le Ministère de l'Éducation Nationale et Nouvelle Citoyenneté de la République Démocratique du Congo. Elle vise à numériser et à sécuriser le processus d'autorisation et de création des établissements d'enseignement (ouverture, reconnaissance, régularisation, fermeture), en remplaçant les dossiers papier par un circuit entièrement en ligne, traçable et transparent.

La documentation s'adresse aux utilisateurs (demandeurs, agents des sous-divisions, inspecteurs, PROVED, DAEP/DAS, Secrétariat Général, Cabinet), aux administrateurs et à toute personne souhaitant comprendre le fonctionnement général de l'application, sans entrer dans des détails sensibles d'implémentation.

2. Présentation de la plateforme

2.1 Objectifs

Centraliser les demandes de création d'établissement (création, modification) et les pièces jointes dans un seul système.
Structurer le circuit de validation : Sous-division → Inspection → PROVED → DAEP/DAS → Secrétariat Général → Cabinet → Notification au demandeur, aboutissant à la génération du projet d'arrêté et à l'acte officiel de création d'établissement.
Traçabiliser chaque action (audit, historique) pour un contrôle a posteriori.
Rendre accessible le suivi en temps réel au demandeur (par numéro de demande, sans compte obligatoire sur la page publique « Suivi »).
Publier la liste des établissements ayant reçu un avis favorable (registre public).

2.2 Public cible

Demandeurs / Promoteurs : personnes physiques ou morales qui déposent une demande de création d'établissement.
Agents de la Sous-division : instruction des dossiers, validation des critères, transmission à l'inspection.
Inspecteurs : missions d'enquête, fiches de viabilité, rapports, avis techniques.
PROVED : validation des dossiers et transmission au DAEP ou au DAS.
DAEP / DAS : traitement des dossiers, génération du projet d'arrêté (PDF/Word), transmission au SG.
Secrétariat Général (SG) : visa, transmission au Cabinet, notification au demandeur.
Cabinet (DirCab / Ministre) : prise de connaissance, validation ou rejet.
Superadmin : gestion des utilisateurs, rôles, provinces et sous-divisions.

3. Fonctionnalités principales

3.1 Espace public (sans connexion)

Page d'accueil : présentation de SYNACE, liens vers Suivi, Publications, Connexion, Création de compte.
Suivi en temps réel : saisie du numéro de demande pour visualiser l'étape actuelle du dossier.
Publications : registre des établissements ayant reçu un avis favorable.
Inscription : création de compte pour les demandeurs.
Connexion / Mot de passe oublié : authentification et réinitialisation par e-mail.

3.2 Espace demandeur (promoteur)

Dashboard : vue d'ensemble (brouillons, demandes en cours, validées), activités récentes, statistiques.
Nouvelle demande de création d'établissement : formulaire guidé multi-étapes avec enregistrement en brouillon.
Mes demandes : liste des brouillons et demandes de création d'établissement déposées avec statut et actions.
Mes établissements : liste des établissements créés (demandes acceptées).
Notifications, Statistiques, Journal d'audit, Profil.

3.3 Espace Sous-division

Dashboard : statistiques (dossiers reçus, en attente, transmis, délai moyen).
Dossiers reçus : instruction, validation, transmission à l'inspection ou complément.
Registre local, Missions d'enquête, Journal d'audit.

3.4 Espace Inspection

Dashboard : dossiers en attente, missions d'enquête.
Missions d'enquête : fiche de viabilité, rédaction du rapport d'enquête de viabilité (généré en format PDF et Word), avis technique, transmission PROVED.

3.5 Espace PROVED

Dashboard, dossiers reçus (validation/rejet), transmission DAEP/DAS, historique, statistiques.

3.6 Espace DAEP / DAS

Dashboard, dossiers reçus du PROVED, génération et régénération du projet d'arrêté en format PDF et Word, transmission au SG.

3.7 Espace Secrétariat Général (SG)

Dashboard, consultation du projet d'arrêté, visa, transmission au Cabinet, notification au demandeur.

3.8 Espace Cabinet (DirCab / Ministre)

Dashboard, dossiers en cabinet, consultation du projet d'arrêté, prise de connaissance, validation ou rejet.

3.9 Espace Superadmin

Gestion des utilisateurs, rôles, référentiels (provinces, sous-divisions).

3.10 Fonctionnalités transverses

Notifications, profil, session, fuseau horaire, thème clair/sombre.

4. Rôles et utilisateurs

Les utilisateurs sont associés à un ou plusieurs rôles. Chaque rôle donne accès à un ensemble de routes et de vues. Les rôles principaux :

Rôle	Description	Accès typique
applicant / promoteur	Demandeur de création d'établissement	Dashboard promoteur, demandes de création d'établissement, brouillons, établissements, notifications.
sous_division	Agent sous-division	Dashboard sous-division, dossiers reçus, instruction, transmission inspection.
inspection	Inspecteur	Dashboard inspection, missions, fiches de viabilité, rapports, avis, transmission PROVED.
proved	Province Éducationnelle	Dashboard PROVED, validation/rejet, transmission DAEP/DAS.
daep / das	DAEP / DAS	Dashboard DAEP/DAS, génération du projet d'arrêté, transmission SG.
sg	Secrétariat Général	Dashboard SG, visa, transmission Cabinet, notification.
dircab / ministre	Cabinet	Dashboard Cabinet, prise de connaissance, validation/rejet.
superadmin	Administrateur	Gestion utilisateurs, rôles, référentiels.

5. Parcours utilisateur et utilisation

5.1 Demandeur : déposer une demande de création d'établissement

Créer un compte ou se connecter.
Depuis le dashboard, « Nouvelle demande de création d'établissement » ou reprendre un brouillon.
Remplir le formulaire étape par étape ; enregistrer en brouillon si besoin.
À la dernière étape, vérifier le récapitulatif puis soumettre la demande.
Suivre l'état du dossier via la page publique « Suivi » ou depuis le dashboard.

5.2 Sous-division : instruire un dossier

Se connecter avec un compte sous_division → Dashboard → Dossiers reçus → Consulter, Accepter, Rejeter, Demander un complément ou Transmettre à l'inspection.

5.3 Inspection : mission d'enquête

Accéder aux missions d'enquête, remplir la fiche de viabilité, rédiger le rapport et l'avis technique, transmettre au PROVED.

5.4 PROVED / DAEP-DAS / SG / Cabinet

Depuis le dashboard du rôle concerné : dossiers en attente → Consulter, Valider, Rejeter, Transmettre à l'étape suivante (ou Notification pour le SG). Le DAEP/DAS génère le projet d'arrêté avant transmission au SG.

5.5 Superadmin

Gestion des utilisateurs (création, modification, rôles, affectations) et des référentiels (provinces, sous-divisions).

6. Technologies utilisées

Backend : PHP 8.2, Laravel 12 (routing, contrôleurs, modèles Eloquent, migrations, authentification, sessions).
Frontend : HTML5, CSS3, JavaScript, Blade, Bootstrap 5, Bootstrap Icons, Vite.
Base de données : MySQL / MariaDB (UTF-8 utf8mb4).
Documents : DomPDF (PDF), PhpOffice/PhpWord (Word) pour la génération du projet d'arrêté (PDF et Word), du rapport d'enquête de viabilité (PDF et Word), des fiches de viabilité et rapports.
E-mail : Laravel Mail (SMTP configurable).
Serveur : Apache/Nginx avec PHP (XAMPP possible en local).

7. Base de données

Principaux concepts métier : utilisateurs et droits (rôles, affectations), géographie (provinces, sous-divisions), demandes de création d'établissement (documents, promoteurs), instruction (missions, fiches de viabilité, rapports, avis), notifications, référentiels. Les migrations Laravel gèrent le schéma ; la connexion est configurée via .env.

8. Sécurité et bonnes pratiques

Authentification : email/mot de passe, sessions sécurisées, déconnexion et page « Session expirée ».
Autorisation : accès selon le rôle ; un demandeur ne voit que ses propres demandes de création d'établissement.
CSRF : jeton sur les formulaires et requêtes POST.
Mots de passe : politique de complexité, réinitialisation par e-mail.
Fichiers : stockage contrôlé, accès restreint.
Audit : enregistrement des actions pour la traçabilité.

9. Annexes

9.1 Glossaire

DAEP : Division des Affaires Économiques et Pédagogiques.
DAS : Division des Affaires Scolaires.
DirCab : Directeur de Cabinet.
PROVED : Province Éducationnelle.
SG : Secrétariat Général.
PLACES : Plateforme d'Agrément et de Création d'Établissements Scolaires.

9.2 Exemple de rendu du projet d'arrêté

L'objectif du circuit est la production du projet d'arrêté, document officiel généré par la plateforme (espace DAEP/DAS) après validation du dossier. Voici un exemple de rendu tel que la plateforme le produit (données fictives) :

Exemple de document généré par SYNACE

ARRÊTÉ MINISTÉRIEL N° …/…/2025 PORTANT CRÉATION ET AUTORISATION DE FONCTIONNEMENT D'UN ÉTABLISSEMENT PRIVÉ D'ENSEIGNEMENT MATERNEL, PRIMAIRE, SECONDAIRE ET PROFESSIONNEL – PROVINCE DE KINSHASA

Le Ministre d'État, Ministre de l'Éducation Nationale et Nouvelle Citoyenneté,

Vu la Constitution de la République Démocratique du Congo telle que modifiée par la Loi n°11/002 du 20 janvier 2011 portant révision de certains articles de la Constitution du 18 février 2006, spécialement en ses articles 43, 45, 90 et 93 ;

Vu la Loi-Cadre n°14/004 du 11 février 2014 de l'Enseignement National, spécialement en ses articles 56, 57, 58 et 59 ;

Vu l'Ordonnance n°24/022 du 01 Avril 2024 portant nomination d'un Premier Ministre ;

Vu l'Ordonnance n°24/039 du 28 Mai 2024 portant nomination des Vice-Premiers Ministres, des Ministres d'État, des Ministres, des Ministres Délégués et des Vice-Ministres ;

Vu l'Ordonnance n°22/002 du 07 Janvier 2022 portant Organisation et fonctionnement du Gouvernement ;

Vu l'Ordonnance n°22/003 du 07 Janvier 2022 fixant les attributions des Ministères ;

Vu les requêtes introduites par les Promotrices/Promoteurs et vu les dossiers de ces établissements ;

Sur proposition du Secrétaire Général à l'Éducation Nationale et Nouvelle Citoyenneté :

ARRÊTÉ

Article 1 : Création de l'établissement
Il est créé un établissement scolaire dénommé Complexe Scolaire « Les Savoirs » autorisé à fonctionner conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur en République Démocratique du Congo.

Article 2 : Identification administrative de l'établissement

Élément	Information
Dénomination	Complexe Scolaire « Les Savoirs »
Province / Territoire	Kinshasa / Kasa-Vubu
Régime de gestion	Privé laïc
Niveau d'enseignement	Maternel, Primaire, Secondaire

Article 3 : Organisation pédagogique

L'établissement est autorisé à organiser les classes suivantes :

Cycle d'enseignement	Classe	Nombre de Salles
Maternel	Maternelle 1, 2, 3	3
Primaire	1ère à 6ème année	6
Secondaire	Humanités générales	8
TOTAL		17

Article 4 : Géolocalisation officielle de l'établissement

Paramètres	Coordonnées
Latitude	–4,321 123
Longitude	15,312 456
Altitude (optionnel)	—

Article 5 : Obligations réglementaires
L'établissement est tenu de : respecter les programmes officiels de l'enseignement national ; appliquer les normes pédagogiques et administratives en vigueur ; se soumettre au contrôle pédagogique et administratif des autorités compétentes ; assurer des infrastructures conformes aux normes de sécurité et d'hygiène.

Article 6 : Dispositions finales
Le Secrétaire Général à l'Éducation Nationale et Nouvelle Citoyenneté est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Fait à Kinshasa, le ……………………

Pour le Ministre

Le projet d'arrêté est généré par la plateforme en format PDF et Word. Il est exportable depuis l'espace DAEP/DAS pour chaque dossier validé, puis transmis au Secrétariat Général pour visa et au Cabinet pour signature.

9.3 Exemple de rendu du rapport d'enquête de viabilité

Le rapport d'enquête de viabilité est rédigé et généré côté Inspection à l'issue de la mission d'enquête. Il consolide l'introduction, le contexte, la méthodologie, les données terrain, la fiche de viabilité (critères Article 7), les résultats détaillés, l'avis technique, la conclusion et les recommandations. La plateforme le produit en format PDF et Word. Exemple de rendu (données fictives) :

Exemple de document généré par PLACES – Espace Inspection

RÉPUBLIQUE DÉMOCRATIQUE DU CONGO

MINISTÈRE DE L'ÉDUCATION NATIONALE ET NOUVELLE CITOYENNETÉ

Rapport d'enquête de viabilité

Référence du rapport : RAP-VIAB-2025-001

Mission : MISS-KIN-2025-042

Inspecteur : [Nom de l'inspecteur]

Date de création : 12/03/2025

Date de finalisation : 15/03/2025

Établissement : Complexe Scolaire « Les Savoirs »

Adresse : Avenue du Commerce, commune de Kasa-Vubu, Kinshasa

Sous-Division : Kasa-Vubu

Province Éducationnelle : Kinshasa

1. Introduction

La présente mission d'enquête de viabilité a été diligentée suite à la transmission du dossier par la sous-division provinciale. Elle vise à vérifier sur site les conditions de fonctionnement et la conformité de l'établissement aux normes en vigueur (Article 7 et textes d'application).

2. Contexte de la mission

Le dossier de demande de création d'établissement a été transmis à l'inspection en date du 01/03/2025. Une visite sur site a été programmée et réalisée les 10 et 11 mars 2025.

3. Méthodologie de l'enquête

Visite des locaux, entretien avec le promoteur et le personnel, vérification des pièces administratives et pédagogiques, prise de photographies et relevé des coordonnées GPS. Les critères de l'Article 7 ont été évalués point par point.

4. Données synthétiques issues de l'enquête terrain

Date enquête terrain	10/03/2025 – 11/03/2025
Nombre de salles visitées	17
Effectif déclaré	Conforme aux normes

5. Résultats détaillés

5.1 Infrastructures – Bâtiment en dur, salles de classe conformes aux dimensions réglementaires (7×8 m), sanitaires et point d'eau présents.

5.2 Personnel – Enseignants titulaires des diplômes requis ; effectif en adéquation avec les programmes.

5.3 Hygiène & Sécurité – Mesures de sécurité et d'hygiène observées ; issues de secours identifiées.

5.4 Conformité pédagogique – Programmes officiels et structures nationales respectés.

6. Formulaire d'Enquête de Viabilité

Critère	Résultat	Observation
Dossier administratif conforme	Oui	–
Infrastructures & matériels didactiques	Conforme	Bâtiment en dur, salles aérées.
Milieu éducatif	Conforme	–
Personnel qualifié et permanent	Conforme	Enseignants titulaires des diplômes requis.
Programmes et structures nationales	Conforme	–
Effectifs pédagogiques	Conforme	–
Dimensions des salles (7×8 ou 8×8)	7×8 m	Respect des normes.

Conclusion globale (Article 7) : Conforme

9. Avis technique

Type d'avis : Favorable

Motivation : L'établissement remplit les critères de viabilité définis à l'Article 7. Avis favorable en vue de la transmission du dossier au PROVED.

10. Conclusion

Au terme de l'enquête de viabilité, l'établissement « Les Savoirs » est jugé conforme aux critères de l'Article 7. Avis technique favorable émis. Le dossier peut être transmis au PROVED.

11. Recommandations

Maintenir les bonnes pratiques observées. Procéder au suivi pédagogique annuel prévu par la réglementation.

L'Inspecteur

Signature

Le Promoteur / Représentant

Signature

Le rapport d'enquête de viabilité est généré par la plateforme en format PDF et Word depuis l'espace Inspection pour chaque mission finalisée, et joint au dossier transmis au PROVED.

9.4 Références

Ministère de l'Éducation Nationale et Nouvelle Citoyenneté – RDC. Documentation Laravel et Bootstrap.

Document généré dans le cadre du projet PLACES. Rédigé par KALE KENNY. Version du document : 1.0 · Version plateforme : 1.0